Stefania MonopoliCome creare un archivio d’artista? Catalogare le proprie opere può sembrare un lavoro noioso, soprattutto quando nel corso degli anni si sono accumulati fotografie, documenti e informazioni in posti diversi.
Eppure costruire un archivio ordinato è un passaggio importante nella gestione della propria carriera artistica.
Un archivio ben organizzato ti permette di:
- tenere traccia delle opere realizzate;
- ricostruire l’evoluzione del tuo lavoro;
- fornire informazioni precise a gallerie, curatori e collezionisti;
- recuperare rapidamente fotografie e documenti quando servono.
Se vuoi capire prima di tutto che cos’è un archivio d’artista, cosa contiene e perché è importante, puoi leggere anche il mio approfondimento dedicato all’archivio d’artista.
Qui invece vediamo concretamente come iniziare a costruirlo.
1. Usa un sistema di numerazione coerente
Ogni opera dovrebbe avere un codice identificativo univoco.
Puoi utilizzare numeri, lettere oppure una combinazione dei due. La cosa importante è scegliere un criterio e mantenerlo nel tempo.
Lo stesso sistema deve essere utilizzato per tutte le opere, in modo che ogni codice permetta di risalire senza ambiguità alla relativa scheda, alle fotografie e ai documenti.
2. Fotografa correttamente ogni opera
Per avere una documentazione utile è importante realizzare fotografie di buona qualità.
Le immagini dovrebbero essere nitide, correttamente illuminate e sufficientemente fedeli all’opera.
Conserva almeno una fotografia dell’opera completa e, quando è utile, anche:
- dettagli;
- retro dell’opera;
- firma;
- eventuali iscrizioni;
- schizzi o disegni preparatori.
Puoi approfondire questo tema anche nell’articolo su come fotografare opere d’arte.
3. Crea una scheda dettagliata per ogni opera
Il cuore dell’archivio è la scheda relativa alla singola opera.
Tra le informazioni fondamentali puoi inserire:
- codice identificativo;
- titolo;
- anno di realizzazione;
- tecnica;
- dimensioni;
- prezzo;
- mostre nelle quali l’opera è stata esposta;
- eventuali recensioni o pubblicazioni;
- data della vendita;
- quando disponibile, informazioni relative all’acquirente.
L’obiettivo è fare in modo che, aprendo la scheda, sia possibile ricostruire rapidamente la storia dell’opera.
4. Scegli un sistema di archiviazione semplice
Non è necessario partire da software complessi.
Puoi iniziare anche con un file Excel, Numbers o un altro foglio di calcolo, purché la struttura sia ordinata e venga utilizzata sempre nello stesso modo.
Esistono anche software specifici per la catalogazione delle opere d’arte, spesso a pagamento.
La scelta dello strumento è meno importante della continuità con cui lo utilizzi.
Di seguito trovi un esempio di come può essere strutturata una tabella per l’archiviazione delle opere:
5. Aggiorna l’archivio regolarmente
Un archivio è utile soltanto se viene mantenuto aggiornato.
Ogni volta che realizzi una nuova opera, esponi, vendi o acquisisci una nuova informazione, aggiorna subito la relativa scheda.
Rimandare significa rischiare di dover ricostruire mesi o anni dopo informazioni che nel frattempo potresti avere dimenticato.
Una volta impostato il sistema, bastano pochi minuti per mantenere tutto in ordine.
6. Conserva copie digitali e backup
Oltre alla scheda dell’opera, conserva anche una copia digitale delle immagini e dei documenti collegati.
Puoi utilizzare un hard disk esterno, un sistema di archiviazione cloud o entrambi.
L’importante è evitare che l’unica copia dell’archivio rimanga memorizzata su un solo computer.
Una struttura ordinata potrebbe prevedere una cartella principale per ogni opera, identificata con lo stesso codice utilizzato nell’archivio.
Come organizzare un archivio digitale delle opere d’arte
Il principio più importante è che tutte le parti dell’archivio parlino la stessa lingua.
Se un’opera ha, per esempio, un determinato codice nella tabella principale, lo stesso codice dovrebbe comparire anche:
- nel nome della cartella;
- nei file fotografici;
- nei certificati;
- nei documenti collegati;
- nella scheda dell’opera.
In questo modo puoi passare rapidamente dal registro generale alla documentazione relativa alla singola opera senza perdere tempo.
Vuoi costruire il tuo archivio partendo da una struttura già pronta?
Nel videocorso Archivio d’artista: dai valore alle tue opere trovi modelli di Data Sheet, Archivio Master, cartelle già strutturate ed esempi pratici per organizzare correttamente le tue opere.
Conclusioni
Creare un archivio può sembrare impegnativo, soprattutto se hai già realizzato molte opere senza averle catalogate.
Il lavoro più grande è quello iniziale.
Una volta impostata la struttura, infatti, sarà sufficiente registrare i dati ogni volta che realizzi, esponi o vendi un’opera.
La cosa più importante è scegliere un sistema semplice, coerente e facile da mantenere nel tempo.
GRAZIE; GRAZIE; GRAZIE !
Figurati e grazie a te ☺️
Brava Stefania: pensa che agli inizi del pc appena imparato ad usare excel feci una registrazione di tutti dischi ma poi con l’avvento dei cellulari l’archivio era molto scomodo da leggere sul telefono (si perchè mi piaceva condividere con gli amici il mio catalogo ed anche per ricordami se avevo certi dischi😁 ) allora dopo che mio figlio si è laureato in ingegneria informatica abbiamo realizzato un’app dedicata alla catalogazione della musica (io la mente e lui il braccio) E non è detto che ne facciamo una dedicata alle opere d’arte. (che per ora ho solo su excel 😊
Complimenti a te e a tuo figlio per il progetto!!!
L’articolo che hai scritto è veramente interessante, brava, ti seguo su YouTube. La tua esperienza in materia è preziosa per noi artisti. In questo punto, sto ricostruendo il mio archivio d’ artista (che era già stato impostato durante il lockdown); ora con i consigli preziosi di un critico che mi segue sto aggiornando il certificato di autentica e compilando la catalogazione dell’ opera (documento che non ho mai fatto). È un lavorone titanico calcolando che possiedo 171 opere 😅
Bravissimo, l’archivio è fondamentale!!! Grazie per le belle parole e a presto. Buon lavoro!